Planificar un evento, ya sea corporativo o social, requiere de una organización exhaustiva. Y el cronograma es la diferencia entre un evento exitoso o fallido.
Un buen cronograma de eventos no solo tiene en cuenta la organización de las tareas, sino que coordina a los equipos, previniendo errores y teniendo una visión general de todo el proceso.
¿Qué es un cronograma de eventos?
El cronograma de un evento es una planificación con muchos detalles, que incluye todas las actividades necesarias para llevarlo adelante.
Contiene tareas, fechas, quién hace qué, incluyendo los recursos necesarios, desde el comienzo hasta el final.
En otras palabras, es la guía para saber qué hay que hacer, cuándo hacerlo y a quién corresponde cada tarea en cualquier tipo de evento ya sea corporativo o social, ya que la estructura es prácticamente la misma: planificación, ejecución, y evaluación.
Ventajas de crear un buen cronograma
Estas son algunas de sus ventajas:
- Previene imprevistos y retrasos.
- Ayuda a la coordinación entre los equipos y también, los proveedores.
- Posibilita identificar cuellos de botella a tiempo.
- Aumenta la eficiencia y, la productividad.
- Mejora la experiencia de los asistentes y clientes.
En MeetBooker, muchísimos organizadores utilizan nuestro sistema, para enlazar el cronograma del evento con la reserva del espacio, la confirmación de los asistentes, y con la coordinación con los proveedores, así todo queda centralizado.
Como se elabora un cronograma de eventos paso a paso
Si te preguntas, cómo hacer un cronograma para un evento, estos son los pasos más importantes:
Define los objetivos del evento.
¿Qué quieres lograr? Networking, formación, celebración, promoción de marca... Los objetivos marcan el tipo de cronograma y las tareas a incluir.
Prepara una lista de actividades.
Buscar el espacio para evento, buscar el ponente, formador, presentador en el caso de los eventos corporativos, contratar el catering, llevar la comunicación o la logística son puntos clave.
Define responsables y fechas límite
Cada tarea necesita un responsable o equipo y una fecha límite concreta, sin duda.
Utiliza una plantilla para tu cronograma del evento.
Puedes crearla en Excel, Google Sheets, o usar herramientas como Trello o Asana,
Revisa y ajusta tu plan con regularidad.
Los cronogramas no son estáticos, son modificables: surgen imprevistos y hay que tomar nuevas decisiones, por lo que recomendamos revisar semanalmente el progreso y actualizar las fechas cuando sea preciso.
Ejemplo de cronograma para un evento empresarial.
- 3-6 meses antes del evento
Tareas: Definición de objetivos, presupuesto, lugar, fecha.
Tiempo Estimado: 2 semanas
- 2-3 meses antes
Tareas: Confirmación de ponentes, catering, diseño de materiales.
Tiempo Estimado: 3 semanas
- 1 mes antes del evento
Tareas: Campaña comunicativa, envío de invitaciones, confirmaciones,
Tiempo Estimado: 2 semanas
- 1 semana antes del evento
Tareas: Ensayos, revisiones técnicas, preparación de material.
Tiempo Estimado: ¡Una semana!
- Durante el evento
Tareas: Control de tiempos atención a invitados y resolver problemillas.
Tiempo Estimado: Día del evento
- Después del evento
Tareas: Se hace evaluación, encuestas de satisfacción, si queda algun pago pendiente, se salda.
Tiempo Estimado: ¡Una semana!
Clases de cronogramas para eventos
Hay varias clases de cronogramas para eventos, según el tipo de evento:
- Cronograma para eventos empresariales: conferencias, reuniones o lanzamientos de productos.
- Cronograma para eventos sociales: bodas, aniversarios o celebraciones.
- Cronogramas híbridos o virtuales, ¡aquí las tareas técnicas son claves!
Cada tipo requiere de tareas diferentes, pero todos comparten algo común: organización, coordinación y seguimiento.
Consejos para que el cronograma de un evento este bien organizado
- Empieza pronto, con tiempo, que los eventos buenos se hacen meses antes.
- Se realista con los plazos.
- Mantén la comunicación siempre, con todos.
- Usar herramientas digitales o software para eventos como MeetBooker.
- Guarda el cronograma de evento como base para futuros trabajos.
