Cada cierto tiempo las empresas optan por la realización de reuniones o eventos fuera de las oficinas. Mediante la organización de estas reuniones, las empresas pueden aumentar su eficiencia gracias a la gestión de asuntos, tareas, actas y tomas de decisiones en presencia de todos los empleados implicados en un espacio diferente al que suelen frecuentar. Además, se genera flexibilidad y coordinación directa entre los distintos participantes.
Algunas empresas realizan reuniones periódicas fuera de las oficinas y otras, en cambio, las organizan muy de vez en cuando. Sea cual sea la situación de tu empresa, se deben tener en cuenta una serie de aspectos fundamentales para que la organización del evento sea todo un éxito. A continuación, les detallamos cuales son los aspectos se deben tener en cuenta.
Fechas
Elegir bien el día de realización del evento es de los aspectos más importantes a tener en cuenta. Hay que poner especial atención en que el evento no coincida con fechas especiales como festivos u otros eventos importantes, tanto profesionales como lúdicos.
Además, es fundamental abordar el evento con suficiente antelación para conseguir una buena organización, evitar errores, encontrar un sitio con buena relación calidad/precio y que los implicados no se vean agobiados y estresados por las prisas.
Localización
Elegir un lugar nuevo, donde nunca antes ha realizado una reunión, es una oportunidad para crear un ambiente nuevo y que todos los participantes se sientan igual de integrados.
Es importante considerar la distancia a la que se encuentra del centro de trabajo. Si el camino es excesivamente largo, puede repercutir negativamente en el rendimiento del trabajador. Aunque esto no se aplica, evidentemente, a los encuentros que se deban realizar en otra ciudad o país por circunstancias de la empresa.
Además de la localización, hay que tener en cuenta varios detalles como el tamaño de la sala, los elementos de señalización, el branding, el acceso o el estacionamiento. Todos estos detalles pueden parecer insignificantes, pero marcan la diferencia si están bien pensados y ejecutados.
Montaje
El montaje, aunque parezca poco relevante, es uno de los aspectos más importantes, ya que repercutirá en la fluidez de la comunicación entre los participantes. Hay gran variedad de montajes dependiendo del tamaño del grupo, el fin de la reunión y las necesidades de los asistentes y la empresa organizadora. A continuación les detallamos los cuatro más utilizados:
Montaje en escuela El montaje en escuela se compone de sillas, mesas, materiales de oficina y aguas para los asistentes. La reunión se suele dirigir hacia una mesa imperial o atril situada en un extremo de la sala. Es uno de los montajes más utilizados en sesiones formativas cuando el número de asistentes es elevado.
Montaje imperial El montaje imperial es similar al anterior, con la diferencia de que este se realiza sobre una mesa imperial. Se utiliza en reuniones para grupos reducidos.
Montaje en «U» El montaje en “U”, como indica su nombre, se caracteriza por situar las mesas y sillas en forma de U. Este tipo de montaje es ideal para pequeñas reuniones donde la participación de los asistentes es fundamental.
Montaje en teatro El montaje en teatro consiste en la utilización de sillas únicamente. Este tipo de montaje se utiliza en eventos donde los asistentes no necesitan realizar anotaciones, sino simplemente escuchar al ponente.
Medios Audiovisuales
Tras conocer la ubicación y la disposición de la sala podremos determinar los elementos audiovisuales que necesitamos.
Para elegir los medios audiovisuales que favorecerán un correcto desarrollo del evento hay que tener en cuenta aspectos como el lugar de celebración, la cantidad de invitados y la temática. Es muy importante considerar la necesidad de contar con un proyector para hacer el evento más visual. La proyección de imágenes y vídeos durante el evento permiten transmitir el mensaje a todos los asistentes de una manera sencilla, cómoda y eficaz. Además, en eventos grandes, es fundamental contar con un equipo de megafonía para que todos los asistentes puedan escuchar al ponente con claridad.
Restauración
En las reuniones largas, pocas cosas sientan mejor que un buen descanso. Cabe considerar pues, contratar un servicio de coffee break a mitad de la jornada realizando un pequeño descanso donde reponer fuerzas para continuar con la reunión, evitando que los asistentes se vean saturados.
