El mundo de los eventos y las relaciones sociales se encuentra desde hace tiempo en un cambio constante. Bien es cierto que dicho cambio se ha visto intensificado debido a los últimos acontecimientos que nos han tocado vivir, llevando al sector de los eventos y del cara a cara a situaciones desconocidas hasta el momento en los que el aumento de la distancia se ha vuelto un factor indispensable. Sin embargo, el verdadero cambio se debe a la entrada en el mundo de la digitalización que ha generado nuevas formas de socializar y reunirse. Aquí es donde aparecen los eventos híbridos; una nueva manera de reunirse. En ellos los participantes se dividen en dos. Un número determinado asisten al evento de forma presencial mientras que el resto lo hacen de forma online vía streaming a través de sus ordenadores o dispositivos.
¿Cuáles son las ventajas de los eventos híbridos?
Principalmente los eventos híbridos posibilitan la asistencia de un mayor número de asistentes por un coste menor. La audiencia online no está sujeta a una localización geográfica y por lo tanto, no dependen de ella. Esto disminuye los problemas de aforo limitado aumentando la demanda de espacios exclusivos y optando por una mayor participación online, eliminando las barreras geográficas y fomentando la difusión e internacionalización del evento. De la misma forma, los asistentes que cuentan con un menor tiempo a la hora de asistir al evento, lo pueden hacer de forma virtual sin necesidad de tener que desplazarse facilitando la conciliación.
En los eventos híbridos, los asistentes presenciales no se quedan atrás; siguen siendo los protagonistas de los eventos presenciales. Contando con la ventaja de que el número de asistentes es más reducido, el evento se convierte en una experiencia única, más íntima, personal y cercana, aumentando las relaciones entre marca y asistentes.
A nivel general, dichos eventos permiten que asistentes tanto nacionales como internacionales puedan estar conectados durante la emisión del evento ya sea una reunión, una conferencia o una presentación de un producto dado que los mismos pueden realizarse desde varias localizaciones.
¿Cuentan con los mismos servicios que los eventos presenciales? La respuesta a esta pregunta es sí.
Que los eventos no sean en su mayoría presenciales para una parte de los asistentes no significa que esto no sea como si estos estuvieran en el mismo. Igual que el sector mice se ha ido adaptando a los últimos acontecimientos, los sectores de la restauración y de los audiovisuales, también lo han hecho. Toda esta experiencia se ve complementada enviando cajas de catering como kits de coffee breaks o almuerzos de trabajo, materiales de trabajo personalizados, charlas o cursos impartidos, así como regalos de merchandising para todos los asistentes.
Uno de los aspectos que más agrada de este nuevo tipo de eventos es que todos los contenidos impartidos quedan a disposición de los asistentes, pudiendo visualizarlos desde cualquier dispositivo y a cualquier hora.
Las herramientas existentes a día de hoy para la organización de los eventos híbridos nos dan infinidad de posibilidades de gestión y garantizan que su desarrollo sea un éxito.
